e首發票開立發票通知信管理原則
為避免買受人未收到電子郵件的爭議，e首發票自2019年起提供雲端發票開立時的電子郵件追蹤紀錄功能。同時，系統改用第三方發信軟體 SendGrid 服務，以解決大量發信追蹤的問題。
為配合此機制運行並避免無效電子郵件造成大量退信被封鎖，系統啟動了電子郵件檢查和黑名單功能，降低訂單資料中無效電子郵件的發送。
系統增加了後台功能，讓營業人能夠追蹤每張發票的電子郵件通知發送記錄。
客戶收不到信的原因與解決方式
消費者抱怨未收到通知信，通常原因包括郵件伺服器的黑白名單設定、電子郵件地址錯誤、信箱已滿或郵件被歸類為垃圾郵件等。
快速解決方式：
- 營業人可透過後台用發票號查詢後複製發票檢視連結，並以其他方式提供連結給買家。
- 確認電子郵件無誤後，請消費者將 service@ieinv.com 加入白名單。同時檢查該郵件是否在 SendGrid 的失敗黑名單中，如有則移除。然後透過後台發票查詢，重新發送通知信給買家。
- 提供發票號碼與隨機碼給買家，讓他們可以透過 e首發票官網的消費者查詢專區進行查詢。此外，買家還可以在此綁定或修改該發票的聯絡方式。
如何改用自己公司的郵件系統發送通知信
e首發票預設採用 SendGrid 作為發信服務與追蹤信件紀錄。若需要調整為營業人公司郵件伺服器發送通知信，則須加購客製外接 SMTP 服務，並提供外接方法。
改用營業人自己的 SMTP 服務後，e首發票預設不提供追蹤查詢功能，營業人可從自家郵件伺服器上查詢相關資訊。
如何開通客戶 SMTP 郵件伺服器
- 聯繫業務客服窗口，確認可提供 SMTP 服務。（建議先提供給我們進行測試）
- 加購專屬 SMTP 服務模組。（此服務將納入每年使用費中）
- 完成設定並進行測試通知
發送通知信可以自己定義內容格式嗎?
預設情況下，e首發票系統不提供自定義通知信內容格式的功能。然而，如果您有特殊需求，可以向系統提供商提出客製化請求。
- 客製化服務會根據您的具體需求進行評估和報價。這可能包括：
- 修改通知信的版面設計
- 添加特定的公司標誌或品牌元素
- 調整通知信的內容結構
- 增加自定義欄位或信息
- 請注意，客製化服務通常會產生額外費用，包括：
- 一次性的客製開發費用
- 支付維護專屬API的年度使用費（於主約年度續約時一併繳納）
- 如果您對客製化通知信感興趣，建議聯繫e首發票的客戶服務或業務代表，他們可以為您提供更詳細的信息和具體報價。
買家有多個收件地址怎麼辦
隨著追蹤機制的啟用，系統無法同時發送給多個收件者。因此，系統預設在發票上只填寫一組正確的買受人電子郵件，該電子郵件也將用於會員載具的編列認證。
部分營業人提出，某些B類客戶需要同時發送給多個收件者（如採購窗口、財務窗口、申請單位）。為此，系統規劃了透過客戶主檔增加收件人的設定功能，但此為付費功能。
系統提供客戶在開立固定客戶代號（或統編）的發票時，可以先在客戶主檔設定相關寄送電子郵件，以補強開立發票時收件人不足的問題。目前，發票開立時的買受人電子郵件為主要寄送地址，也是會員載具編立的對應。
B類發票可輸入設定客戶代號和客戶統編的窗口電子郵件（80個字元）與副本收件人（255個字元），提供發送時可以同時寄送給多個收件者。
注意: 輸入多組EMAIL 時請使用 “;” 分號 作為分隔。
如何開通 B 類客戶主檔功能
- 聯繫業務客服窗口，確認所需功能是否符合要求。
- 加購客戶主檔模組（此服務將納入每年使用費中）。
- 建立客戶主檔，主要識別欄位為客戶編號（ERP 代號）和客戶統編。